展會現(xiàn)場會發(fā)生很多意想不到的事情，所以在展會開始前要做好可能發(fā)生的突發(fā)事件的準備，防止事故發(fā)生。好先列出可能發(fā)生的緊急情況，然后逐一想象處理方法，以免在緊急情況下措手不及。

　　火災是常見的人為災難之一。大多數(shù)火災都是由人為因素引起的。例如，展廳內外電路復雜，稍有疏忽就會引起火災；展覽現(xiàn)場的一些參觀者可能會丟棄尚未完全熄滅的煙頭。更可怕的是，火災發(fā)生后，會引起人們的恐慌，自然會涌向入口，這往往會對消防工作造成很大的障礙。

　　如何大限度地降低展覽現(xiàn)場火災的風險，需要展覽組織者和場館管理者在初的規(guī)劃或現(xiàn)場服務中注意所有可能造成火災威脅的事項（如禁止吸煙、員工熟悉消防設備的位置和使用方法等），緊急逃生方式（出入口和緊急出口標志明顯），緊急措施通知每個參與者（會前宣傳冊和現(xiàn)場指導）。

　　展覽的直接傳播者是參展商，間接傳播者是展覽的組織者，即組織者，展覽的組織者是參展商和觀眾之間的橋梁。項目展位設計策劃確定后，開展大量宣傳活動，傳達展會信息。一方面，邀請或投資，告訴潛在參展商參展能達到什么效果；另一方面，廣告告訴觀眾展會上會出現(xiàn)什么樣的參展商，高質量的參展商可以吸引大量的觀眾，大量的觀眾也可以吸引高質量的參展商。它們相互作用，相互促進，對展覽的成敗至關重要。

　　參展商是直接面對觀眾的傳播者，是展覽的主角，參展商必須了解信息接受者的需求，同時定位自己，建立展覽目標和展覽內容，更有效地傳達，參展商是觀眾的傳播者，但在整個展覽活動中，同時接受和收集其他參展商的信息，這也是展覽的另一個主要目的，所以傳播者也是傳播者，具有雙重身份。

　　專業(yè)觀眾和普通觀眾是展覽的觀眾，專業(yè)觀眾是與展覽內容密切相關的技術人員和營銷人員，是參展商的潛在客戶，他們往往不是銷售終端，大多數(shù)展覽內容與生活密切相關，所以吸引大量普通觀眾，普通觀眾有不同的目的、興趣、休閑或收集信息，現(xiàn)在展覽的專業(yè)細分正在加強，但專業(yè)水平不同，除了少數(shù)展覽保持高度專業(yè)外，大多數(shù)展覽越來越兼容公眾。

　　參展商將有自己的空間，或大大小小，通過利用空間形象，展示材料實體負載信息展臺，參展商所有信息都來自這里，是展覽的媒介，展臺是全息媒介，收集了幾乎所有的媒介形式。